ASCON I

Predstavme si, čisto teoreticky, že sa nájde voľakto taký drzý, že povie:

Ak chcete zvýšiť výkonnosť pri menšej námahe, urobte toto:

1. Vyjasnite si záujmy majiteľa, vedenia a ľudí a harmonizujte ich.
2. Vypracujte alebo optimalizujte svoju firemnú stratégiu a zomknite okolo nej ľudí.
3. Uplatňujte leadership a management založený na prvokoch: slušnosť – kľud – rešpekt – dôvera.
4. Štandardizujte hlavné firemné činnosti. (Dúfam, že ešte čítate ďalej.)
5. Vytvorte a implementujte svoj systém neustáleho zlepšovania prednostne zameraný na zlepšovanie odborných kompetencií a emočnej inteligencie vašich ľudí.
6. Ako súčasť systému neustáleho zlepšovania urobte:
   1. Vytvorte systém merania výkonnosti ľudí, tímov a firmy.
   2. Optimalizujte plánovanie a vyhodnocovanie plnenia plánu.
   3. Do plánovania a vyhodnocovania integrujte motiváciu, ktorá zaručí, že pracovník bude vedieť čo z toho bude mať, keď bude podávať vyšší a lepší výkon.
   4. Rozširujte a optimalizujte podnikové systémy.
   5. Zabezpečte, aby ľudia podnikovým systémom rozumeli a vedeli ich používať pri práci.
7. Vytvorte alebo optimalizujte systematické vzdelávanie.
8. Zaveďte „Plány osobného rastu“ pre každého človeka založené na dobrovoľnosti a zohľadnení osobných a firemných záujmov.
9. Všetky uvedené činnosti pravidelne revidujte a aktualizujte v predom stanovených cykloch.

Prečítali ste to až potiaľto? To musíte mať veľký súcit a trpezlivosť. Lebo je to, myslím, dosť poburujúce. Veď keby to takto fungovalo, knihy by mali max. 10 strán. Pravdepodobnejšie je, že tých 9 bodov vyvolá v ľuďoch odpor a podobné otázky ako:

Kto si? Čo si jasnovidec? Veď nevieš ani čím sa zaoberáme, nepoznáš ľudí ani štruktúru firmy ani nič, tak ako si dovoľuješ takto mudrovať? Alebo: no jasné, ďalší mudrc, čo nič nezažil, inak by takto netáral.

A ľudia s takýmito reakciami by mali úplnú pravdu.

Veď naozaj nik nemôže na diaľku poznať situáciu ani len jedného človeka, nie to ešte celej firmy. To je dôvod, prečo treba o veciach rozprávať, hľadať riešenie a navrhnúť metódy a projekty pre zlepšovanie šité na mieru každej firmy zvlášť.

Keď už povedať, že ako čo robiť, tak dobre. Ale určite povedať aj, že prečo, na základe čoho. Ľudia potrebujú vedieť, prečo majú voľačo urobiť, chcú poznať dôvod prečo by to malo byť pre nich prínosné.

Predstavme si teda voľakoho menej drzého, ktorý povie:

Ukazuje sa, že jedinou cestou rozvoja rozbehnutej firmy je trvalé systematické zlepšovanie a preto skúste urobiť toto:

1. Zapojte viacej ľudí do vymýšľania ako robiť veci lepšie. Keď ľudia uveria, že vedenie má trvalý záujem o zlepšovanie, postupne sa k tomu pridajú. Na začiatku pomôže získať si ľudí pre dlhodobý plán, napríklad vo forme firemnej stratégie. Prv než predstavíte ľuďom návrh stratégie, aby sa k nej mohli vyjadriť, upresnite si záujmy majiteľa a vedenia firmy.

2. Zapracujte tieto záujmy do návrhu alebo optimalizácie stratégie. Prejednajte ju s ľuďmi a upravujte dovtedy, kým dosiahnete (dobrovoľný) súhlas väčšiny. Môže byť veľmi nápomocné pýtať sa ľudí na ich vlastný názor, ako si predstavujú firmu o 3 alebo 5 rokov. Takto získané záujmy ľudí sa oplatí zapracovať do návrhu stratégie, ak sú samozrejme, v súlade so záujmami majiteľa a vedenia.
   Dobre urobená stratégia prijatá väčšinou ľudí má stimulujúci účinok – dokáže ľudí nabudiť a zomknúť okolo spoločného cieľa. Každého zaujíma budúcnosť firmy a chce vidieť svoje miesto v nej.

3. Klasické prikazovanie a kontrola plnenia úloh brzdia rozvoj tvorivého myslenia ľudí. Sú naučení počúvať, čo sa im prikáže a viac alebo menej presne to splniť. Záleží na tom, aké sú donucovacie prostriedky.
   Prínosnejšie je pristupovať k ľuďom s väčším uznaním a pýtať sa ich na názor. Postupne môžete zavádzať leadership a management založený na prvkoch: slušnosť – kľud – rešpekt – dôvera.
   
   A k tomu trvale pripomínajte ľuďom, že o zlepšovanie je zo strany vedenia záujem a že bude aj odmenené.
   
   Obvykle sa do tejto hry ako prví zapoja ľudia s najväčším potenciálom pre zlepšovanie. V každej firme sa pár takých nájde. Sú to ťahúni, ktorí sa zapájajú do diania, keď sa vo firme deje niečo nové. Týchto mysliteľov je dobré podchytiť ako prvých, môžu zohrať rozhodujúcu rolu pri implementácii systému neustáleho zlepšovania. Časom môže byť tiež užitočné prepracovať organizačnú štruktúru a doplniť časť so sieťovým usporiadaním. Účelom je zvýšiť voľnosť avšak aj zodpovednosť ľudí, ktoré môžu prispievať k vytváraniu tvorivej atmosféry.

4. Tak ako aj iné nové veci, aj zlepšovanie má prebiehať v súlade s dohodnutou postupnosťou krokov. Nie je predsa možné, aby si ktokoľvek robil čo ho práve napadne, aj keby bol ten nápad hodný Nobelovej ceny.
   Ako základňa pre zlepšovanie dobre poslúži štandardizácia hlavných firemných činností. Jednoducho treba zaznamenať, čo sa ako robí v súčasnosti. Potom bude možné zistiť, či novonavrhované riešenie je skutočným zlepšením – v čom a o koľko – voči súčasnosti. Zlepšenie treba zmerať. Inak reálne hrozí, že predpokladané zlepšenie môže dopadnúť aj ako zhoršenie. 
   
   Na základe štandardizácie je potom tiež potrebné vytvoriť a implementovať postup ako má zlepšovanie vo firme prebiehať od prvotného nápadu, cez posúdenie, rozhodnutie, schválenie až po realizáciu.

5. Novovytvorený alebo optimalizovaný systém neustáleho zlepšovania by mal byť zameraný na prednostné zlepšovanie odborných kompetencií ľudí a zlepšovanie ich emočnej inteligencie.
   
   Schopnejší a ochotnejší ľudia potom budú zlepšovať všetko potrebné vo firme.
   
   V súčasnosti zatiaľ prevláda ako hlavná téma zlepšovania zlepšovanie procesov, strojov, zariadení, znižovania nákladov či zlepšovania vzťahov so zákazníkmi. Kúpiť nové, moderné zariadenie do firmy je síce super, ale v kombinácii s ľuďmi, ktorí rozmýšľajú po starom, bude účinok slabý.
   Možno je lepší opačný postup. Najprv naštartovať či rozvinúť nové, tvorivé myslenie ľudí  a nechať ich vybrať si nové zariadenie, s ktorým by chceli pracovať.

6. Systém neustáleho zlepšovania by mal obsahovať okrem spôsobu narábania s novými nápadmi aj súčasti podporujúce meranie výkonov, plánovanie a vyhodnocovanie plnenia plánu, spravodlivé odmeňovanie novej pridanej hodnoty pre firmu a integritu s ostatnými podnikovými systémami.
   
   Preto treba dať dôraz na nasledovné súčasti systému neustáleho zlepšovania:
   
   1. Každý človek vo firme by mal mať možnosť merať svoj výkon, pretože len tak je možné zabezpečiť jeho správny rast a rozvoj. Treba zvoliť primeraný systém merania, ktorý slúži aj na zisťovanie, či výkon klesá, stagnuje alebo rastie.
   2. Meranie výkonu je treba prepojiť na systém plánovania a vyhodnocovania plnenia plánu. Plánovanie by, podľa možnosti, malo zohľadňovať aktuálnu výkonnosť človeka. Je dôležité, aby systém merania výkonu mohol každý človek používať sám pre meranie a riadenie svojho výkonu.
   3. K tomu je potrebné vložiť do plánovania a vyhodnocovania plnenia plánu motivačnú zložku. Aby každý človek vedel už vopred, čo z toho bude mať keď podá väčší a kvalitnejší výkon.
   4. Firmy majú vypracované rôzne systémy, napr. systém logistiky, riadenia akosti, controllingu, systém odmeňovania, či komplexné systémy štíhlej výroby.
      Všetky podnikové systémy, vrátane systému trvalého zlepšovania, by mali byť vzájomne vyvážené. Stupeň rozvoja každého systému a úroveň jeho prepojenia na okolité systémy majú zohľadňovať potreby ľudí, tímov a organizačných útvarov. To môže byť samozrejme tiež vhodnou témou pre zlepšovanie.
   5. Najlepšou cestou pre dosiahnutie stavu, keď ľudia podnikovým systémom rozumejú a vedia ich efektívne využívať pri svojej každodennej práci, je vtiahnuť ich do procesu pri ich vytváraní a implementácii. Všetci to poznáme zo svojej praxe, že hotové predpisy a návody, ktoré sú prikázané vykonávať, sa veľmi ťažko presadzujú aj keby boli akokoľvek dobre urobené. Ľudia chcú niekam patriť a byť uznaní. Preto je vždy prínosné zapojiť ich do tvorby systémov, ktoré budú vo svojej práci používať. Jednoducho zredukovať spôsob „nasilu“ a rozšíriť spôsob „po dobrotky“.

7. Čokoľvek má v živote prebiehať inak, po novom, je k tomu potrebné vzdelávanie. Veď ako inak by sa to dalo urobiť?
   Vo svete sa presadzujú názory a témy: „všetko je to o hlave“, „úplne nová myseľ“, „nastavenie mysle“, „tréning mozgu“, „ako pracuje váš mozog“,  „budúcnosť mysle“, „nekonvenčné myslenie“ a mnohé ďalšie. Ich spoločným menovateľom je vzdelávanie a zvyšovanie úrovne vedomia.
   
   Preto je potrebné vzdelávanie pozdvihnúť na vyššiu úroveň a k tomu patrí aj, že by sa malo robiť viac systematicky.

8. Všetky doteraz uvedené činnosti a postupy je vhodné zahrnúť do „Plánov osobného rozvoja“ každého človeka vo firme, samozrejme postupne.
   
   Jadrom plánu osobného rozvoja by mala byť dlhodobá dobrovoľná dohoda medzi firmou a človekom. A mala by byť o tom, čo dobrovoľne urobí človek a čo urobí firma, aby bola dosahovaná dlhodobá prosperita firmy v horizonte niekoľkých rokov. To dodá človeku pocit istoty a bezpečia a uvoľní jeho kreatívnu energiu pretože cíti, že je uznaný a že sa s ním počíta.

9. Toľko omieľaná systematickosť v sebe obsahuje aj pravidelnosť. Preto je prínosné všetky dôležité činnosti a k nim prislúchajúce dokumenty revidovať a aktualizovať v optimálnych cykloch. Stratégia firmy a tiež aj plány osobného rozvoja sú dokumenty zamerané na dlhodobú budúcnosť. Mali by byť vzájomne vyladené po obsahovej stránke a tiež aj s ohľadom na časové obdobie, pre ktoré boli vytvorené.
   Tomu by mali zodpovedať cykly revízie a aktualizácie.

Ako teda vylepšiť alebo vybudovať nový systém neustáleho zlepšovania prednostne zameraný na rozvoj ľudí?

Najprv si treba vyjasniť, či považujete svojich ľudí za najdôležitejších pre zlepšovanie. A tiež, či súhlasíte s tým, že je najlepšie podporiť rast a rozvoj ľudí. Schopnejší a ochotnejší ľudia budú potom zlepšovať všetko potrebné vo firme.

Jednoducho povedané, bolo by dobré prijať základný koncept.

Potom možno posúdiť, čo všetko je už vo firme urobené a ako sa to dá integrovať do nového usporiadania systému neustáleho zlepšovania.

Z toho vyplynie, čo treba urobiť od začiatku ako úplne nové prvky. Následne sa pôvodné a nové prvky usporiadajú do návrhu celkového riešenia, napr. vo forme projektu.

A treba spraviť harmonogram a pustiť sa do práce. Čím skôr, tým lepšie.

Ešte je dobré zistiť, či máte doma človeka so znalosťami a skúsenosťami, ktorý môže celý projekt manažovať. Alebo si pozvete externého konzultanta.

Kto nezlepšuje, stagnuje.
Kto zlepšuje, ale nie systematicky, stráca.
Neustále systematické zlepšovanie je riešením.
Nový systém neustáleho zlepšovania prednostne zameraný na rozvoj ľudí je optimálny.